Facebookが、日本で本格普及を始めてまだ1年にも満たない。Facebookの存在は身近になったが、まだ十分に使いこなしていないユーザーも多いだろう。
【詳細画像または表】 そこで、仕事にも役立つFacebookの活用術や便利ワザを、コンパクトに解説する「すぐにわかる 3分フェイスブック」の連載を始めたい。
第1弾として「ビジネスパーソンが絶対に活用すべき」と勧めたい機能を紹介する。
東日本大震災の直後を覚えているだろうか。その当時、首都圏では電力不足や不測の事態に対応するため、社員を自宅待機とする会社があった。
だが自宅待機中でも、仕事や社内外の人との打ち合わせが必要な場合があった。また、社員の安否も毎日確認しなければならない。
このときに活用されたのが、Facebookのグループ機能だ。電子メールより「便利」なグループ機能
グループはFacebook上の友達のなかでも、限定されたメンバーだけを招いて情報を交換する機能である。
グループの存在や招待メンバーは、他のユーザーには非公開にできる。社内や仕事相手との秘密の情報交換に便利なのだ。
例えば、ソーシャルメディア動向に詳しいループス・コミュニケーションズ社長の斉藤徹氏は、震災時、外部の仕事相手との打ち合わせや情報共有で、グループ機能が大いに役立ったという。
「そのときにフェイスブックを初めて使った人もいたが、そういう人たちも『グループ機能を手放せなくなった』と話している」（斉藤氏）。
仕事の打ち合わせや情報交換でよく使われているのは電子メール。だが電子メールは、宣伝やスパムなどを含めて毎日大量に受け取るため、メールを見逃す場合も少なくない。雑多な用件のメールが流入してくるため、特定のプロジェクトのメールを後で掘り起こして読むのも一苦労だ。
一方、特定のテーマやプロジェクトに基づいてFacebook上でグループを作ってその上で情報交換をすれば、そのプロジェクトに関わるメンバーの情報交換の記録をまとめて閲覧できる。自分や他のメンバーの過去の発言などを見返すのも簡単だ。また日常的に使っているSNSから更新通知が届くため、情報を見逃す可能性も低くなる。
記者も電子書籍を作る際に、部内の関係者との情報共有でグループ機能を利用してみた。
まず、メールでは「○○さま、お疲れさまです」などという前置きを書くのが意外に面倒だが、グループ機能ではこうした前置きなしに用件だけを投稿できるのがメリットだ。
また自分の投稿に対して、他のユーザーがコメントという形で簡単に返信できたり、「いいね！」ボタンで読んだことが伝わったりする。
メールよりも情報交換の手間が少なく、コミュニケーションが洗練される印象だ。
なお、自分や他のユーザーの投稿内容は、メールとしても送信される。Facebookをあまり使っていない上司も、メールを通じて最新情報を共有できる。
「緊急連絡網」としても利用できる
震災時には、会社ぐるみの連絡網としてグループを活用した事例もある。
日経トレンディでは、ネットユーザーに「震災時にSNSをどう使ったのか」というアンケートを行った（関連記事はこちら）。その際に、
「当社は全社員にフェイスブックのアカウントを取得させ、秘密のグループを作りました。それを連絡網として活用し、自宅待機社員との連絡に使いました」
「当初はFacebookのグループ機能を、一部関係者向けの情報収集共有向けに作りました。電力不足の情報が流れた後は、サーバーを止める可能性も考え、社内で登録を推奨。社内へ同グループメンバーを増やし、バックアップの情報伝達手段としました」
というユーザーの声が寄せられた。
今後は、社内連絡網の一つとしてグループ機能を使うことも増えていくだろう。
次回の記事では、このグループ機能の使い方について、より詳しく説明します。
当連載のもとになっているのが、8月2日に発売した、Android端末とiPhone・iPad・iPod touch向けの電子書籍「日経トレンディ 電車の中でサクサク読める 3分フェイスブック」。仕事でも役立つFacebook活用術や便利ワザを、スマートフォンでサクサク学べる。本書では、Facebookのグループ機能のさらなる便利な使い方についても解説している。
注）Androidマーケットは、パソコンからでも、自分のスマートフォンへダウンロードできる。iPhone・iPad・iPod touchでは、無料電子書籍アプリ「日経BPストア」をダウンロードした後、「書籍・ムック」内の「ビジネス」から購入する
（文/荒井 優＝日経トレンディ）
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